Sekretariat
Tugas pokok :
Sekretariat mempunyai tugas pokok merencanakan, menyelia dan memeriksa tugas-tugas di bidang pengelolaan pelayanan kesekretariatan yang meliputi pengkoordinasian penyusunan perencanaan program, pengelolaan keuangan, serta pengelolaan umum dan kepegawaian.
Fungsi :
Dari uraian diatas Bidang Sekretariat berfungsi :
- Merencanakan dan merumuskan perencanaan program kerja dan pelaporan capaian kinerja, pengelolaan administrasi dan pertanggungjawaban keuangan, dan pengelolaan administrasi umum, rumah tangga dan kepegawaian;
- Merencanakan penyusunan dan penetapan Standar Operasional Prosedur ( SOP ) di Sekretariat;
- Menyelia pelaksanaan program kerja dan pelaporan capaian kinerja, pengelolaan administrasi dan pertanggungjawaban keuangan, dan pengelolaan administrasi umum, rumah tangga dan kepegawaian;
- Memeriksa hasil pelaksanaan program kerja dan pelaporan capaian kinerja, pengelolaan administrasi dan pertanggungjawaban keuangan, dan pengelolaan administrasi umum, rumah tangga dan kepegawaian;
- Menetapkan laporan program kerja dan pelaporan capaian kinerja, pengelolaan administrasi dan pertanggungjawaban keuangan, dan pengelolaan administrasi umum, rumah tangga dan kepegawaian;
- Membagi tugas dan mengendalikan seluruh kegiatan di Sekretariat agar sesuai dengan rencana yang ditetapkan;
- Mendisposisikan kegiatan kepada sub bagian yang bersangkutan sesuai tugas pokoknya agar dapat diselesaikan secara proporsional dan profesional;
- Menyelenggarakan urusan perencanaan dan hubungan masyarakat meliputi penyusunan program dan anggaran, evaluasi, pelaporan dan hubungan masyarakat serta keprotokolan;
- Menyelenggarakan urusan ketatausahaan dan kepegawaian meliputi urusan persuratan, kearsipan serta kepegawaian;
- Menyelenggaran urusan keuangan dan perlengkapan meliputi urusan perbendaharaan, akuntasi, verifikasi, penataan aset, dan perlengkapan;
- Merumuskan dan memeriksa penyiapan bahan dan materi penyusunan Rencana Starategis ( RENSTRA ), Rencana Kerja ( RENJA ), KUA-PPAS, RKA, RKPA dan Laporan Kinerja Bulanan, Triwulan dan Tahunan serta LKPJ, LPPD berdasarkan bahan dan materi dari unit kerja atau laporan sejenis sesuai metodologi dan ketentuan yang berlaku;
- Merumuskan, memeriksa dan menyelia pengelolaan surat menyurat dan kearsipan, pengadaan dan pendistribusian alat tulis kantor ( ATK ), bidang perlengkapan dan peralatan kantor serta pengadaan bahan pustaka;
- Merumuskan, memeriksa dan mengarahkan pelaksanaan pemeliharaan, perawatan, perbaikan dan usulan penghapusan barang inventaris, penggunaan sarana dan fasilitas kantor, pengaturan perjalanan dinas pemeliharaan kebersihan, perawatan dan pengamanan kantor serta lingkungannya;
- Merumuskan dan memriksa penyiapan penyelenggaran upacara, rapat dinas dan penerimaan tamu;
- Merumuskan dan memeriksa penyusunan bahan pemberitaan yang berkaitan dengan kebijakan Kepala Dinas dan kegiatan Dinas, mendokumentasikan berita dan menyelenggarakan hubungan masyarakat serta pendokumentasikan produk hukum kepegawaian;
- Memfasilitasi penerimaan Pegawai Tidak Tetap bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil dan penyelesaian administrasi pegawai negeri sipil lingkup Dinas meliputi Kenaikan Pangkat, Kenaiakn Gaji Berkala, Bezetting, Daftar Urut Kepangkatan ( DUK ), Penilaian Prestasi Kerja Peagawi Negeri Sipil dan administrasi kepegawaian lainnya;
- Memberikan usul dan saran kepada Kepala Dinas selaku atasan langsung melalui pengkajian yang analitis dan sistematis sebagai bahan pertimbangan pembuatan kebijakan dan penyelesaian suatu permasalahan;
- Menilai kinerja bawahan melalui mekanisme penilaian yang berlaku untuk mengetahui pencapaian prestasi kerja;
- Melaksanakan pengkoordinasian Bidang dalam lingkup Dinas terkait tugas dan fungsinya;
- Melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan Pemerintah, Pemerintah Provinsi, DPRD, Sekretariat Daerah, Instansi terkait dan mitra kerja lainnya sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya;
- Melaksanakan evaluasi san pelaporan pelaksanaan tugas; dan
- Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya.